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Adressen bereinigen

Adressen bereinigen - professionell und schnell

Ein Mailing für die Geschäftspartner ist vorbereitet, gedruckt und ausgesendet worden. Der erwünschte und erhoffte Erfolg blieb aus. Vielleicht trudeln sogar ein paar Mailings wieder zurück in den Briefkasten, Kunden beschweren sich telefonisch über eine falsche Anrede, oder informieren Sie darüber, dass sie doch „längst“ einen neuen Geschäftsführer haben…

Woran kann das liegen? Vielleicht müssen die Daten im ersten Schritt bereinigt werden! Die Kontaktdaten der Partner und Kunden haben sich geändert. Vielleicht haben Firmen fusioniert, vielleicht arbeitet noch ein zweiter Herr Müller bei der Saubermann GmbH. Oder, oder, oder –

Adressen bereinigen - korrekt und vollständig

Adressdaten müssen korrekt, vollständig und aktuell vorliegen. Dazu zählt die richtige Schreibweise der Adresse ebenso wie die korrekte Anrede der Ansprechpersonen, die Unterscheidung zwischen Berufsbezeichnung und Titel, die Unterscheidung zwischen der Anrede im Adressenfenster und der Anrede im Brief, die richtige Formatierung der Zahlenfelder wie Telefonnummer, Fax Nummer, die richtige Schreibweise der Emailadressen und der Internetadresse und noch vieles mehr.

Gewissenhafte und permanente Adresspflege ist wichtig. Die Komplexität und Richtlinien der Adresserfassung hat es in sich. Mittlerweile gibt es auch Software, die bei der Adresspflege helfen kann, allerdings wird einem Computer immer die Feinfühligkeit des Menschen fehlen – deswegen ist es wichtig, dass Kontaktdaten regelmäßig und kontinuierlich immer auf Korrektheit überprüft werden.

Wird eine Adresse bereinigt, geht es nicht nur um die einzelne Adresse. Es geht auch darum, zu prüfen, inwiefern diese Adresse im Kontext mit anderen Adressen steht. Oft werden Hauptsitze und Niederlassungen, die ein und denselben Ansprechpartner haben, als eigenständige Adresse erfasst, und der Ansprechpartner erhält 5x das gleiche Mailing an die unterschiedlichen Niederlassungsadressen. Unnütze Vergeudung von Zeit, Material und Kosten – ganz zu schweigen vom Imageverlust, der nach dem dritten in dieser Art aufgebauten Mailing sicher da ist.

Adressen bereinigen - ein enormer Aufwand

Adressen bereinigen bedarf vieler Kenntnisse und bringt einen enormen Aufwand mit sich. Insbesondere die Schreibweisen der Firmennamen sind schwierig zu handhaben – oftmals gerade bei Einzelunternehmen gibt es Unterschiede, wie die Firma tatsächlich im Register verankert ist, und wie sie sich im öffentlichen Geschäftsverkehr nennt.

Firmennamen werden manches Mal auch bewusst klein geschrieben – genauso wie die Schreibweise des kompletten Firmennamens in Großbuchstaben. Die Straßennamen bieten zusätzliches Bereinigungspotential. Wir wird eine Straße richtig geschrieben – mit „ss“ oder mit „ß“ Wird der Straßenname zusammengeschrieben oder auseinander. Welche Regeln gelten für die Schreibweise der Straßennamen, die nach Persönlichkeiten benannt werden? Wie wird die Hausnummer geschrieben, mit Leerzeichen oder ohne Leerzeichen? Wie wird jemand angeschrieben der keinen eigenen Briefkasten hat? Was bedeutet c/o?

Die Norm  DIN 5008 legt hierzu die Schreib- und Gestaltungsregeln fest.  Diese unterliegen natürlich auch Änderungen, denen man Rechnung tragen muss. So wird z.B. der Ortsteil nicht mehr mit einem Schrägstrich vom Ort abgetrennt, sondern in einer eigenen Zeile vor dem Straßennamen geschrieben.

Wie schreibt man Adressen im Ausland an – wie bereinigt man die ausländischen Adressen in der Adressverwaltung? Welche Vorgaben sind hier zu beachten?

Adressen bereinigen heißt, jede einzelne Adresse unter Augenschein zu nehmen und Rechtschreibfehler auszumerzen.

Je nachdem wieviel Inhalt die Adresse hat, d.h. wie viele und welche Daten zu dieser Adresse vorhanden sind, sind weitere Kenntnisse nötig. Z.b. die Internetadresse und auch die Emailadressen – wie werden diese richtig geschrieben? Wie oftmals sind hier falsche Schreibweisen auch vorhanden. Auch bei diesem Kontaktmedium erreicht die Botschaft dann nicht den Kunden.

Adressen und Kommunikationsdaten bereinigen

Die Bereinigung sämtlicher Kommunikationsdaten wie z.b. Telefonnummer, direkte Durchwahlnummern und persönliche Funknummern ist enorm wichtig. Sie alle müssen im einheitlichen Format bereinigt sein, das bekommt eine Formelvergabe noch hin. Spätestens jedoch bei den direkten Durchwahlen und insbesondere bei der Bereinigung der persönlichen Funknummern stellen sich Herausforderungen. Sie müssen tatsächlich der Ansprechperson zugeordnet sein, der sie auch gehört. Weiß der Computer, dass die 12 34 5 – 0 die Zentrale ist, die 12 34 523 eine direkte Durchwahl? Was ist dann beim nächsten Datensatz, wenn die Telefonnummer nicht normiert ist: 123 450 und 12 34 5 / 0? Und wie bereinigt man Kommunikationsnummern bei wechselnden Ansprechpersonen? Erhält die neue Ansprechperson die Funknummer des Vorgängers oder aber nimmt sie die eigene Nummer mit zu ihrem neuen beruflichen Umfeld?

Normierte und richtige Telefonnummern sind bei Mail & Dial Aktionen – Mailing mit telefonischem Nachfassen, enorm wichtig. Die Adressdaten erhält das Call Center, welches die Daten in ihre Call Center Software einspielt. Die Anwahl der Kunden geschieht voll automatisch per sogenanntem Dialer – ist die Nummer nicht normiert, fällt sie automatisch raus – hierzu gehören auch Nummer, die eigentlich korrekt sind, jedoch die Vorwahl fehlt, die „0“ fehlt, oder vielleicht das Nummernfeld mit Wörtern weiter identifiziert ist, z.b. „0124 567890 Frau Müller und 06785 78936524 Herr Schneider“. Solche Inhalte kann der Dialer nicht auswerten und schmeißt die Nummer als „falsch“ raus – wertvolle Kontaktmöglichkeiten gehen verloren.

Doch selbst wenn dem so ist, Tipp: man lässt sich all diese Daten übermitteln und bereinigt diese. Dies kostet zwar Zeit, jedoch nicht so viel wie eine neue, qualifizierte Adresse.

Auch für die Bereinigung der Postfachadressen gibt es Vorgaben nach Zahlengliederungen. So werden Postfachnummern 2stellig von rechts beginnend aufgezählt. Weitere Zahlengliederungen sind auch bei Bankleitzahlen, Postleitzahlen einzuhalten.

Adressen bereinigen - Sortierfunktionen

Außerdem entstehen durch die Bereinigung der Daten mit Sortierungsfunktionen gute und einfache Möglichkeiten zum Herausfinden von Dubletten.

Lassen Sie jetzt Ihre Adressen bereinigen und sparen Sie sich viel Ärger...