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Adressen erfassen

Adressen erfassen -  professionell und schnell

Adressen erfassen bedeutet, die Adressdaten in einem für die Adressenverwaltung bereitstehendes System einzutragen. Das geschieht überwiegend manuell, und kann auch durch automatische Importe geschehen. Es bedeutet, die Adressen unter bestimmten Gesichtspunkten und zu einem bestimmten Zweck an einer festen Stelle zu registrieren.

Was zu einer kompletten Erfassung einer Adresse dazugehört, obliegt meist den Unternehmen selber, die diese Adressen sammeln und speichern. Sie sammeln und speichern Adressen zum Fortbestand des Unternehmens, für ihre Verkaufs- und Vertriebstätigkeiten und zum Erzielen eines kommerziellen Erfolges.

Adressdaten erfassen - mehr als die üblichen Daten

Mit der Erfassung des Firmennamens, der Straße, PLZ, Ort sind die Adressdaten zunächst vollständig. Die Adressen müssen orthographisch richtig erfasst werden: die Schreibweise der Firma, die Schreibweise der Straßennamens und des Ortes, die korrekte Zahlengliederung der Postleitzahl und der Postfachnummern.

Dazu kommen die Kommunikationsdaten eines Unternehmens, d.h. alle möglichen Medien, die die Adresse hat, um mit ihr in Kommunikation zu treten. Das sind sämtliche Telefonnummern, Fax- Nummern, E-Mailadressen. Auch hier ist bei der Erfassung auf die korrekte Schreibweise zu achten. Diese Gliederung von Zahlen wird in der DIN 5008 geregelt. Daneben gilt es auch, unternehmensspezifische Absprachen, insbesondere in der Schreibweise der Telefonnummern, zu berücksichtigen.

Mit der Erfassung von Unternehmensdaten spezifiziert man die Adresse weiter und qualifiziert sie näher. Unternehmensdaten können sein: Verkaufsregion-Zuordnung, Branche, Umsatz, Mitarbeiter, Fuhrpark, Tätigkeiten. Der Erfassung dieser Daten sollten unternehmenseigene Regeln zugrunde liegen. Die Branchen sollten aus einem festgelegten Branchenspiegel ausgewählt werden können, Umsatz und Mitarbeiter sollten in entsprechende Klassen von – bis eingeteilt werden können, die Erfassung eines möglichen Fuhrparkes wie auch das Erfassen von individuellen Informationen wie z.b. mit was das Unternehmen handelt, was es vertreibt, was es produziert, sollte in einer einheitlichen Struktur erfolgen.

Adressdaten erfassen - Ansprechpersonen

Ein besonderes Augenmerk muss auf die Erfassung der Ansprechpersonen gelegt werden. Oftmals gibt es mehrere Ansprechpersonen, so dass die Hinterlegung von Funktionen sinnvoll ist – wer ist für was zuständig. Dazu sollte man auch erfassen, auf welchen Weg die Ansprechperson kontaktiert werden möchte und wer für welches Angebot der Entscheider ist. Die korrekte Anrede der Ansprechperson ist nicht nur wichtig, sondern auch eine Imagefrage. Dazu muss bereits bei der Erfassung unterschieden werden zwischen mehreren Anreden. So gibt es die mündliche „Anrede“ (Frau / Herr) und es gibt die „Empfänger Anrede“ (=die im Briefkopf / Adressenfenster steht). Diese lautet bei der Frau zwar gleich, bei dem Mann jedoch Herrn. Die Titel und akademischen Grade stellen eine besondere Herausforderung bei der Erfassung der Adressen dar. Es gibt unendlich viele Titel und akademische Grade, mit unterschiedlichen Schreibweisen und Abkürzungen. Nicht immer wird der komplette Titel mit akademischen Grad auch in der Briefanrede genannt. So lautet die Empfänger Anrede eines Professors, der auch einen Doktortitel innehat, zwar: Herrn Prof. Dr. Max Müller, in der Briefanrede jedoch wird nur der ranghöherer Titel genannt: Sehr geehrter Herr Prof. Müller.

Adressdaten erfassen - Herkunft der Daten

Wenn man Adressen erfasst, sollte man direkt bei der Erfassung auch Daten zur Herkunft der Adresse speichern. Woher stammt die Adresse? Zu welchem Zeitpunkt wurde die Adresse erfasst? Auch bei der Zuordnung zur Quelle kann das Unternehmen hier mögliche Quellen nennen, so dass bei der Erfassung aus dieser Auswahl gewählt werden kann. Der Zeitpunkt der Erfassung erfolgt meistens automatisch per EDV.

Hat das Unternehmen Privatpersonen zur Zielgruppe, unterliegt die Erfassung der Adressen der Personen noch mal weiteren Herausforderungen. Hier können externe Daten zu den Privatadressen erfasst werden, solange es im Sinne des Bundesdatenschutzgesetz geschieht. Dazu gehören soziodemographische Daten, Lifestyle-Verhalten, Angaben zur Wohnsituation und allgemeine Regional- und Statistikdaten.

Adressdaten zu erfassen ist komplex

In all dieser Komplexität stellt die Erfassung und damit die Gewinnung von Adressen die erste entscheidende Aufgabe innerhalb der Kommunikationspolitik eines Unternehmens dar. Werden die Adressen nicht fachgerecht erfasst, hat dies weitreichende, unübersehbare Konsequenzen in der gesamten Unternehmensentwicklung. Die Systeme, die die Adressen beherbergen und kommerzielle und marketingrelevante Informationen über Kundenprofile, Verkaufschancen und dergleichen liefern sollen, basieren auf der Adressen- und Datenerfassung. Werden die Daten falsch erfasst, und durch eine Adressenpflege nicht weiter bereinigt und weiter angereichert und qualifiziert, sind auch die daraus gezogenen Schlüsse falsch!

Adressdaten erfassen - es lohnt sich

Es lohnt sich also, das Augenmerk auf die größte Herausforderung zu legen: die Erfassung und Bearbeitung der Daten, und die darauf aufbauende kontinuierliche Pflege der Adressen.